KLACHTENPROCEDURE
Artikel 1 Definities en reikwijdte
Deze regeling verstaat onder:
- De organisatie: Yuva Solutions B.V.
- De klager: degene wiens belang rechtstreeks betrokken is bij de gedragingen van de organisatie.
- Een gedraging: het handelen of nalaten van de organisatie.
- De beklaagde: de organisatie tegen wiens gedraging door de klager een klaagschrift is ingediend.
- Een klaagschrift: een schriftelijke klacht tegen een gedraging van de beklaagde.
Artikel 2 Toepassingsgebied
dienen
Dit regelement is van toepassing op de behandeling van klachten over gedragingen van Yuva Solutions B.V. en haar medewerkers.
Artikel 3 Wijze van In
Een klager of zijn gemachtigde kan een klacht indienen bij de directeur van de organisatie die de gedraging verricht heeft.
Een klaagschrift wordt ondertekend en bevat tenminste de volgende gegevens:
- De volledige naam en adresgegevens van de klager
- E-mailadres van de klager
- De plaats en datum van de gedraging
- Een omschrijving van de gedraging waartegen bezwaar gemaakt wordt
- De gronden waarop de klager bezwaar maakt
Indien het klaagschrift niet voldoet aan de bovengenoemde vereisten stelt de directeur van de organisatie, de klager hiervan op de hoogte en nodigt de klager uit het verzuim binnen twee weken te herstellen.
Indien de klager het verzuim niet hersteld binnen genoemde termijn wordt de klacht niet in behandeling genomen.
Het klaagschrift kan op de volgende wijze verstuurd worden aan de directeur van de organisatie:
- Per briefpost (aangetekend) naar:
Yuva Solutions B.V.
t.a.v. Directie
Polakweg 10-11
Unit 1.06 A 2288 GG Rijswijk - Per mail (met ontvangst- en leesbevestiging) naar:
info@yuvasolutions.com
Artikel 4 Indieningstermijn
De termijn voor het indienen van een klaagschrift bedraagt zes weken, te rekenen vanaf de datum waarop de gedraging, waarover geklaagd wordt, heeft plaatsgevonden.
Artikel 5 Kosteloze behandeling
Aan de behandeling van een klaagschrift zijn geen kosten verbonden.
Artikel 6 Ontvangstbevestiging
De directeur van de organisatie zendt binnen twee weken na ontvangst van het klaagschrift een bevestiging van ontvangst naar de klager.
Artikel 7 Ministerie van Justitie
De directeur van de organisatie zendt binnen twee weken na ontvangst een kopie van het klaagschrift aan de Directie bestuurszaken van het ministerie van Justitie en Veiligheid.
Artikel 8 Mondelinge behandelingsprocedure
De directeur van de organisatie onderzoekt de klacht en nodigt de klager uit voor een persoonlijk onderhoud.
De directeur van de organisatie hoort de klager en kan tevens inlichtingen bij derden inwinnen.
Artikel 9 Schriftelijke behandelingsprocedure
Indien de klager niet gehoord wenst te worden, volgt een schriftelijke behandeling van de klacht.
Indien het klaagschrift niet voldoet aan de eisen, zoals vermeld in artikel 3 van deze klachtenregeling, wordt het klaagschrift niet in behandeling genomen.
Artikel 10 Beslissing
De directeur van de organisatie beslist binnen vier weken na ontvangst van het klaagschrift de vervolgstappen.
De beslissing op de klacht wordt schriftelijk in tweevoud aan de klager medegedeeld:
- Per briefpost
- Per e-mail
Een kopie van het klaagschrift en de beslissing zal ter inzage opgeslagen worden in de administratie van de organisatie.
Artikel 11. Schriftelijk mededeling
De beslissing op de klacht wordt schriftelijk aan de klager meegedeeld.
Artikel 12. Beroepschrift
Binnen zes weken na ontvangst van de beslissing van de directeur kan een beroepschrift ingediend worden bij de onafhankelijke klachtencommissie.
Artikel 13. Wijze van indienen
Een klager of zijn gemachtigde kan een beroepschrift indienen bij de klachtencommissie. Een beroepschrift wordt ondertekend en bevat minstens de volgende gegevens:
de naam en adres van de klager;
de datum;
een omschrijving van de gedraging waartegen bezwaar gemaakt wordt; - de gronden waarop de klager bezwaar maakt. Indien het beroepschrift niet voldoet aan de in het tweede lid van dit artikel genoemde vereisten stelt de klachtencommissie klager hiervan op de hoogte en nodigt klager uit het verzuim binnen twee weken te herstellen. Indien klager het verzuim, zoals bedoeld in het derde lid van dit artikel, niet herstelt wordt de klacht niet in behandeling genomen.
Artikel 14. Ontvangstbevestiging
De klachtencommissie zendt binnen twee weken na ontvangst van het beroepschrift een bericht van ontvangst.
Artikel 15. Wijze van behandelen
Indien een beroepschrift geen betrekking heeft op een van de onderwerpen genoemd in artikel 1, zevende lid dan verklaart de klachtencommissie uw beroepschrift niet-ontvankelijk. Indien het beroepschrift ontvankelijk is worden de klager en de beklaagde uitgenodigd voor een hoorzitting. De klachtencommissie kan tevens inlichtingen inwinnen bij derden.
Artikel 16. Beslissing
De klachtencommissie neemt binnen zes weken na ontvangst van het beroepschrift een beslissing.
Artikel 17
De beslissing wordt schriftelijk meegedeeld aan de klager en de beklaagde.
Artikel 18
Een kopie van het beroepschrift en de beslissing wordt verzonden aan de Dienst Justis van het Ministerie van Veiligheid en Justitie.